Microsoft Project Server in ambito ICT Governance

Obiettivo

Il cliente è una multinazionale leader nei settori Energy e Oil&Gas. Il progetto è stato realizzato per la divisione ICT, società di Information Technology del gruppo. E’ una realtà strutturata e dotata di processi di pianificazione, governance e controllo delle iniziative maturi e articolati, distribuiti su più unità organizzative con una funzione di Governance che svolge un ruolo di sintesi attraverso la gestione delle attività di PPM ed RPM.

Il progetto

Il team Allinance ha realizzato un’attività di implementazione di un sistema di Project Portfolio Management (PPM), basato su Project Server 2010, in grado di supportare la funzione di Governance nei processi di:

  • Standardizzazione e raccolta delle informazioni relative ai progetti in corso e da avviare
  • Supporto al Management nella definizione del budget della direzione IT
  • Monitoraggio e controllo dei progetti in corso
  • Revisione trimestrale (con eventuale ri-autorizzazione di progetti non avviati)
  • Gestione del budget su più livelli, con definizione top-down e bottom-upli>

Il progetto si è svolto in più fasi, in cui sono state realizzate le seguenti attività:

  • Raccolta dei requisiti e disegno della soluzione
  • Configurazione dell’ambiente
  • Migrazione delle basi di dati dai sistemi usati in precedenza al nuovo sistema
  • Aggiornamento della reportistica esistente e realizzazione di nuovi report
  • Realizzazione di parti custom a supporto di requisiti funzionali non coperti dalla soluzione standard
  • Manutenzione dell’ambiente e supporto agli utenti (qualche centinaio) in fase di avvio

Di seguito una descrizione degli interventi di realizzazione di parti “custom” non previsti nella soluzione standard.

  • Workflow. E’ stato realizzato un apposito workflow, per la gestione dei progetti, che permettesse di supportare il ciclo di pianificazione e controllo del Cliente. Il workflow prevedeva più step autorizzativi, ciascuno dei quali con un set predefinito di informazioni obbligatorie, oltre alla possibilità per uno stesso progetto di «riciclare» più volte su un medesimo passaggio.
  • Edit massivo di progetti. E’ stata realizzata una pagina dedicata alla modifica massiva delle impostaizoni dei progetti. Tramite questa pagina gli utenti possono effettuare modifiche in maniera massiva ad alcuni degli attributi di progetto.  In seguito è stata anche realizzata una personalizzazione ulteriore che permette agli utenti amministratori di effettuare un edit massivo delle informazioni di più progetti tramite l’import dei dati da un foglio Excel.
  • Import consuntivi. E’ stata realizzata una funzionalità di import dei dati di consuntivo dei progetti da un file csv con un tracciato predefinito. La procedura tiene traccia dell’utente, della data e del file importato.
  • Storicizzazione dei progetti. E’ stata realizzata una funzionalità di storicizzazione delle informazioni di progetto, sia in maniera automatica che su richiesta di un utente amministratore. Queste informazioni sono state poi rese disponibili tramite reportistica ad-hoc (es. verifica del budget complessivo autorizzato in uno dei momenti istituzionali, verifica dell’evoluzione dei costi di un progetto in diversi momenti del suo ciclo di vita, ecc.).
  • Gestione gerarchia progetti. Poiché l’articolazione del budget ICT è gestita secondo più parametri (es. per cliente, per portafoglio, per unità organizzativa) sono stati realizzati dei controlli custom che:
  • Consentissero agli utenti di inserire i progetti solo per quelle dimensioni a cui erano abilitati
  • Gestissero in automatico l’inserimento dei progetti in apposite categorie, in funzione delle dimensioni associate, per poter poi assegnare i permessi di accesso corretti agli utenti del sistema
  • Gestione campi custom con ricerca. E’ stata sviluppata una funzionalità che consentisse in PWA di popolare dei campi custom di progetto potendo effettuare una ricerca all’interno di tutti i valori disponibili. Questo al fine di gestire quelle lookup che avevano una lista di valori particolarmente lunga (es. lista dei fornitori).

Risultati e Benefici

Il cliente ha ora un sistema di Project Portfolio Management efficente che consente alla funzione di governance dei progetti ICT un monitoraggio attento dei progetti in corso ed una ottimizzazione dei processi di ideazione di nuovi progetti innovativi.

 

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