Project Server a supporto dell’Internal Audit nel processo di Demand & Project Management

Obiettivo

Il Cliente, uno dei principali operatori sul mercato energetico italiano, ha affrontando un’attività di ridefinizione dei processi e delle procedure per le proprie attività di Demand e Project Management. Questo nuovo processo ha richiesto l’introduzione di uno strumento software in grado di:

  • supportare gli utenti (in primis, Demand Manager e Project Manager)nella gestione delle proprie attività secondo i nuovi standard aziendali
  • fornire a tutti gli attori coinvolti nei nuovi processi (trasversali rispetto ai singoli progetti) la visibilità necessaria sulle iniziative in corso e sul loro stato.
  • centralizzare la gestione di tutta la documentazione (obbligatoria e non) legata ai singoli progetti, in modo da garantire i requisiti di auditing previsti dalle procedure aziendali.

 

Il progetto

Il team Allinance ha portato a termine l’implementazione di un sistema di Demand & Project Management, basato su Project Server 2013, le cui principali funzionalità sono costituite da:

  • uno strumento per la raccolta delle richieste del Business, con un workflow di approvazione che porta alla creazione del progetto in Project Server;
  • un modello di classificazione delle richieste che permette di identificare la tipologia di progetto di sviluppo da realizzare, determinando quindi quelle che sono le fasi del processo e le informazioni necessarie;
  • un workflow che guida il PM nella corretta gestione del progetto, secondo le procedure aziendali, in funzione della tipologia identificata. Gli utenti amministratori possono inoltre definire in maniera semplice, per ciascuna tipologia di richiesta e per ciascuna fase del workflow, quali sono i documenti richiesti dalle procedure aziendali;
  • un sito di progetto all’interno del quale gestire la documentazione, ed un servizio di ricerca che permette in maniera semplice e veloce di ricercare documenti utilizzando anche una serie di metadati (codice progetto, richiedente, applicativo, ecc.) che vengono popolati in automatico dal sistema sulla base degli attributi definiti sul progetto;
  • delle dashboard di sintesi, con profili di accesso diversi, che permettono di monitorare sia lo stato di avanzamento delle iniziative che lo stato di aderenza ai processi aziendali.

 

Risultati e benefici

Il Cliente dispone di un sistema di gestione delle richieste del business, dall’apertura fino al rilascio in produzione, che permette di:

  • tracciare in maniera semplice e trasparente i diversi passaggi dettati dai nuovi processi definiti dall’azienda,
  • gestire la documentazione e verificarne la presenza,
  • monitorare le tipologie di richieste in corso, i tempi di realizzazione, gli eventuali scostamenti rispetto al processo standard.

 

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