Ca PPM per PMO ICT settore EPC

Obiettivo

Il Cliente, primario gruppo multinazionale attivo nella progettazione e realizzazione di progetti “chiavi in mano” nel settore Engineering & Construction, ha una struttura ICT funzionale con Project Leader in capo ai responsabili di area e PMO di 6 unità con incarichi di facilitazione nella gestione e supporto di progetti speciali. L’obiettivo del progetto che ha coinvolto Allinance era quello di creare un nuovo modello di Project Portfolio Management (processi, organizzazione, strumenti) per supportare la gestione dei progetti in modo più strutturato.

Il progetto

Il team Allinance ha condotto l’attività di implementazione di un sistema enterprise di Gestione Progetti accompagnato da un intervento di ottimizzazione sul processo Stage&Gate, il quale governa il flusso di informazioni di creazione di un nuovo progetto a partire da richieste di demand.

Il progetto ha portato alla semplificazione delle procedure di PMO in essere, introducendo un approccio di “Management By Exception”; il PMO, in seguito all’intervento realizzato, ha assunto l’incarico di gestione e supervisione del ciclo di vita di tutte le iniziative progettuali.

Sono stati definiti e implementati sulla piattaforma Ca PPM i processi di Idea Management (innovation), Demand Management, Capital Budgeting e Capacity Management, con particolare focus sulla ottimizzazione delle fasi di execution in collaborazione con fornitori. Sono stati adottati Workflow, action-item, gate di approvazione, escalation e alerting.

Grazie alla introduzione di Ca PPM come unica applicazione centralizzata per la gestione dei progetti, i Project Leader sono passati dal gestire in locale sui propri pc i vari documenti di progetto (come Gantt, Monthly Report, ecc) , alla gestione end-to-end del portafoglio progetti (dalla definizione delle Idee alla gestione delle Lesson Learnt di progetto) con enfasi sulla automatizzazione dei processi approvativi in compliance con ISO

Risultati e Benefici

Il cliente oggi beneficia di un framework di PMO ICT meglio dimensionato rispetto all’effettivo carico di lavoro e al “headcount” disponibile.

Il nuovo modello PMO è stato basato su livelli crescenti di controllo dei progetti in relazione al loro effettivo livello di visibilità in azienda:

  • progetti in “solo monitoraggio”: per tutti i progetti appartenenti a questa categoria, il PMO riceve aggiornamenti automatici dal sistema solo dove gli indicatori di sintesi presentino valori non coerenti.
  • progetti in “gestione periodica”: per questi progetti, il PMO riceve periodicamente il “SAL Report” che presenta una serie di sezioni che ne descrivono lo stato di avanzamento.
  • progetti in “controllo”: per questi progetti, il PMO è chiamato in modo attivo a partecipare al processo di aggiornamento dello stato di avanzamento dei progetti e alla predisposizione delle comunicazioni verso il CIO.

Grazie alla flessibilità di Ca PPM, il modello gestionale PMO è stato implementato a livello operativo e adottato in tempi brevi dallo staff del Cliente, portando vantaggi in termini di ottimizzazione dei costi di progetti e di investimento delle risorse.

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